湖北省武汉市蔡甸区

武汉市蔡甸区知识产权保护工作站

知识产权服务工作机制

为建立健全知识产权保护站知识产权服务体系，推动蔡甸区高质量发展。鼓励企业发明创造，提高企业创新性，并有效保障企业知识产权成果，特制定本工作机制。

一、登记制度

1、为提高工作站处理工作效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合本工作站实际工作情况，特制定本制度。

2、本制度适用本站开展的有关知识产权保护工作记录。

3、工作站工作人员根据分工负责与业务相关的工作等级,指定工作人员负责监督、汇总管理。

4、登记范围：开展有关知识产权保护工作过程中形成的企业信息表、需求表、走访工作记录、内部规范文书、企业反馈与投诉、外来法律及政策文件等；形式包括但不限于纸质文件、图像资料、音像资料等。

5、登记原则：实事求是、精简、高效,应做到及时、准确、安全、规范。

6、定期处理：文件须按规定科学分类、整理；一般每季度清理一次，由指定工作人员将登记文件归档和销毁。

二、开放制度

1、为增强工作站服务质量、扩大工作站服务范围、提供工作站服务效率，结合本工作站实际工作情况，特制定本制度。

2、本制度适用本站的有关知识产权保护工作开放时间等安排。

3、开放安排:

(一)周一至周五上午9:00-12:00，下午2:00-5:30;

(二)工作站工作人员协调轮流值班;

(三)公布办公地址、设置对外工作站联系人和工作电话。

(四)如有意外情况不能正常开放的，本站提前在服务工作群发布通知，并做好工作日志。

4、开放时间工作要求：

(一)及时。对来访企业咨询的问题及时回复并对接专业人员。

(二)承诺。相关专业辅导人员应向服务企业告知办理程序和承诺时限。

(三)督办反馈。对于承诺的事项应监督办理人员,并按时向服务企业提供反馈信息。

三、对外服务制度

1、为企业提供更加丰富的检索模式、个性化的检索功能以及多角度全方位的专利分析模型，为加大专利信息开放程度，结合本工作站实际工作情况,特制定本制度。

2、本工作站提供的对外服务包括：专利的检索、查询、下载；专利的快速审查；专利的挖掘布局、导航分析、海外护航；知识产权战略制定、科技成果转化；知识产权纠纷调解、维权援助等。

3、工作站专门配备一台公用的电脑，提供“国知局新一代地方专利检索与分析系统”的上机检索、综合查新和下载：同时提供“国家知识产权局商标局”的商标检索与查询，以及知识产权管理体系的认证查询等服务。

4、工作站人员需安排专人对公用电脑的硬件、软件系统和网络及时进行维护，确保公用电脑能正常使用。

5、工作站人员应对公用电脑的使用情况进行监控，如在使用中出现突发故障，应及时维修，并安排工作人员在其他电脑上协助进行查询等服务；如遇人为故意损坏,需要求相关人员照价赔偿；在对外提供服务的过程中,如涉及当事人的商业秘密信息时,不应在公众场合进行洽谈或提供服务;对外服务的相关基本信息应予以登记形成记录;对外服务的相关服务内容资料应设密保存，涉及重要的文档资料应及时存档。

四、企业调研服务制度

1、为更好的对外提供精准的知识产权服务，工作站应配合市、区市场局和保护中心，对辖区内企业进行调研，摸清行业或企业的知识产权需求。

2、调研的形式可以采取现场服务、上门服务、远程会议、电话服务、调查问卷等多种形式。

3、调研服务内容：

(一)企业基本情况；

(二)企业知识产权数量、类型和有关政策项目申报情况；

(三)企业知识产权服务需求、知识产权工作重难点情况；

(四)企业对本站、知识产权主管部门等工作的意见和建议。

4、调研服务要求：

(一)调研之前需指定调研计划，包括调研主题、目的、时间、地点、企业基本情况等内容；

(二)调研过程中收集的信息须记录完整、真实、客观；

(三)调研完成后须形成调研报告并整理归档；

(四)每季度至少组织一次调研服务工作。

5、工作站应建立统一的官方QQ群或微信群，工作人员在进行调研时争取让每一个调研对象都入群，不断增加群人数,不断提高工作站服务的覆盖面和影响力。

五、保密制度

1、为强化本站服务工作风险,严肃工作人员纪律，保障服务对象的经营秘密。

2、工作站所有工作人员都负有保密义务，不准以任何方式泄露工作站的涉密特制定本制度。

工作人员在对外提供服务的过程中接触到的当事人及相关信息，包括纠纷调信息、举报投诉、维权援助、专利快速预审等，在未经当事人的同意的情况下，工作站不得在宣传报道中公开相关当事人及相关信息。

3、工作站应明确涉密信息，并对涉密信息分密级进行管理,明确涉密信息的保存、查阅、传递等要求。

4、工作人员的工作电脑需设置个人密码，凡秘密数据的传输和存储均应采取相应的保密措施；带有涉密信息的媒介载体要妥善保管，严防丢失。

5、外来人员须经过工作站领导的批准后，在内部人员的陪同下方可进入涉密区域接触涉密信息。

6、工作站人员发现公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告工作站相关领导，及时作出处理。

7、对于违反本制度的，警告责令其改正，并对直接责任人进行相应处分；造成严重后果的，记过或开除；超出本站处理权限的，提请并协助有关部门依法处置；触犯法律的，依法承担法律责任。

六、信息报送制度

为进一步加强本站知识产权工作过程管理，充分发挥全站工作在上情下达下情上达、正确决策、科学管理、宣传服务中的重要作用，促进各项具体工作持续有效及快速发展，依据上级有关文件规定，结合本站实际，特制定本工作制度。

1、报送信息主要内容包括：年度工作计划、工作动态、季度工作信息及年度的考核和总结。对于工作站内的突发事件或重大事故，应及时向市局进行口头汇报，并在口头汇报后及时补充文字材料。

2、上报的信息必须实事求是、准确无误；动态类信息要言简意赅、讲求实效；参考类、调研性信息应力求创新、分析透彻、具有借鉴意义；工作计划、工作总结类信息，应讲究综合性、政策性和广泛性。

3、上报的信息必须实事求是、准确无误；动态类信息要言简意赅、讲求实效参考类、调研性信息应力求创新、分析透彻、具有借鉴意义；工作计划、工作总结类信息，应讲究综合性、政策性和广泛性。

4、需要报送的信息一般使用Word编辑好之后打印盖章,再扫描形成PDF文档，再进行传递；电子文档的传递尽量采用邮件的方式，以保留传递记录；

5、工作站对所掌握的信息进行收集、整理，经站负责人审批同意后以在最短时间内上报。

6、所有报送的信息需作为工作站的资料存档保管。

七、学习培训制度

按照上级主管部门文件精神及工作要求，为提升本站工作人员业务能力，不断提高工作人员的服务意识，鼓励其精通业务、忠于职守、热情服务，保障本站知识产权服务工作专业性，特制定本制度。

1、工作职责。本站负责全站培训工作的统一管理、统筹安排，并组织或协助各部门培训工作的具体实施。

2、学习培训的方式与内容。学习培训方式主要有工作人员自学、讲座、案例分析、参观考察、外派学习和工作交流:

(一)员工通过自我学习，取得与所从事的工作相关的资质证书或者职称证书等；

(二)包括由公司领导或邀请外部专家主讲，适合于专题性、知识性的培训；

(三)将实际工作中积累的工作经验或问题，知识产权保护案例组织工作人员进行分析、讨论；

(四)主要对各地知识产权服务工作做得好的协会、园区等组织参考考察；

(五)利用业余时间参加外部办学机构开设的各种培训班，有针对性的学习；

(六)选送具有发展潜质的工作人员到业务相关的外单位或上级部门进行工作交流。

3、学习培训的内容

(一)入职培训：新工作人员到职后1个月内，办公室通过组织自学，讲座，座谈等方式使其了解本站管理规章、各部门组织机能、个人工作基本知识、具备技能等,使其在心理上具有适应环境的能力；

(二)基础知识培训：学习与专利、商标、版权等业务相关的政府政策知识、基础知识、法律知识、理论和操作方法等；

(三)专业技能培训：学习创新点提炼挖掘、知识产权侵权等专业知识；

(四)沟通技巧培训：学习基本礼仪和服务沟通技巧。

4、学习培训考核：保证培训质量，提高学习效果，对于不同种类的知识产权知识培训采用不同的考核方式主要有口试、笔试、实际操作、撰写心得报告等。

5、培训档案管理：办公室建立本站培训活动档案，对本站的培训工作进行登记，包括培训内容、参加人员、培训方式、培训费用、培训考核情况等，作为年度培训工作总结材料。

八、档案管理制度

1、为了加强本站工作档案的科学管理，逐步实现本站档案工作的规范化、制度化,根据上级主管部门文件精神和工作要求，结合本站工作的实际情况，制定本制度。

2、档案的建立

(一)建立健全工作站各类档案,为工作站领导、上级主管部门分析、总结、部署、调度工作站的工作作出决策提供准确、可靠的依据；

(二)确定专人负责档案资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等工作，确保档案的完整、清晰，以备市、区后的工作检查和考核；

(三)全面系统的建立健全档案，包括工作站档案、工作人员档案、服务对象档案及服务资料档案；

(四)工作站站配备档案柜对各类档案资料进行分类管理，方便检索、查阅。

3、档案立卷

(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录、进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求；

(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由工作站根据实际需要决定保存期限。

(三)外来文件、函件由收文员统一分类编号登记，交工作站有关领导阅后，即立卷归档；

(四)工作站印发的文件或向上级主管部门呈报的文件需分类保存，并及时交档案人员立卷归档；

(五)凡档案资料收集范围栏目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，工作站可根据需要自行决定是否保留。

4、档案查阅

(一)外来人员查阅工作站的档案,经工作站领导批准后方可进行查阅；未经允许，不得对查阅的档案资料进行摘抄、复制、拍照或私自带出；

(二)内部人员查阅工作站的档案，经工作站领导批准后方可借阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损的归还。

5、档案保管

(一)档案资料室要备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆物品；

(二)档案管理人员不得将无关人员带入方案资料室，不得泄露档案中的机密；

(三)档案管理人员应对涉密档案材料严加管理，严格传递、借阅手续，对涉密信息的查阅和使用形成可追溯的记录。

九、奖惩制度

1、为了引导本站工作人员共同认真贯彻落实上级单位工作要求和任务，努力持续提高自身技能，积极为企业提供服务，推动本站知识产权服务工作的可持续发展，特制订本制度。

2、奖励形式实行精神奖励与物质奖励，以精神奖励为主。

3、奖励类别：优秀服务奖、学习标兵奖、知识产权信息奖：

(一) 优秀服务奖：本年度内积极开展企业服务工作，认真落实上级单位各项政策和获得企业、本站全体工作人员好评的，颁发年度“优秀服务奖”证书;

(二) 学习标兵奖：在本年度内积极参加学习培训活动，成绩突出的个人，颁发年度“学习标兵奖”证书；

(三)知识产权工作信息奖：在本年度内完成信息报送工作突出的人员，颁发年度“知识产权工作信息将”证书。

4、奖励对象：本站的干部、工作人员以及成果权归属本站的其他临时受聘人员。

5、奖励的颁布：每年12月各部门推荐上报至办公室制定奖励名单，并组织落实奖励实施并形成工作记录。

6、对在本站知识产权服务工作过程中存在玩忽职守、剽窃、泄露企业商业秘密等行为的员工，视情节的轻重程度分别给予警告、记过、留用察看、开除等惩罚。

武汉市蔡甸区市场监督管理局

2022年6月12日